En el post de hoy os vamos a explicar un caso de éxito en la gestión de becas para que podáis ver cómo se puede realizar la gestión de ayudas de manera sencilla.
En un post anterior, os hablábamos de la gestión de convocatorias de ayudas a la investigación que se realiza por parte de una administración pública, hoy vamos a abordar un caso de éxito en la gestión de becas por parte de Planeta Formación y Universidades.
Al igual que sucedió el año pasado, en breve se abrirá la convocatoria de Planeta Formación y Universidades en colaboración con el Ayuntamiento de Hospitalet, en la que se ofertarán plazas becadas para la realización de estudios homologados no obligatorios con la finalidad de mejorar el nivel formativo de los jóvenes y facilitar su inserción social y laboral.
En la convocatoria pasada se ofertaron 289 becas y su gestión se realizó de manera sencilla gracias a un software especializado de gestión de convocatorias por parte de los gestores de Planeta.
¿Cómo lo hicieron?
Para llevar a cabo la gestión de estas becas se llevaron a cabo las siguientes acciones:
1. Creación de portal público con toda la información de la convocatoria
En este portal, los visitantes pueden acceder a la información general de la convocatoria, a toda la oferta formativa y a los enlaces directos para realizar la solicitud de beca.
2. Publicación del formulario público de solicitud
La solicitud se realiza por vía online, el solicitante cumplimenta toda la información necesaria y sube toda la documentación justificativa solicitada para participar en la convocatoria que servirá posteriormente en la fase de evaluación de solicitudes para su baremación.
3. Evaluación de solicitudes
Una vez finalizado el plazo de solicitud, los gestores de Planeta empezaron con la evaluación de todas las solicitudes. Con ayuda del software de gestión, en el que se introdujeron validaciones y cálculos automáticos, procedieron a evaluar adjudicando los puntos de baremación en cada una de las áreas necesarias (económica, familiar, etc. ) y su media además de rechazar a los candidatos que no cumplían los requisitos requeridos en la convocatoria.
4. Adjudicación de Becas
Desde la zona de gestión se llevó a cabo la adjudicación de las becas a los candidatos solicitantes cada curso y aptos para recibir la beca, según las condiciones de la convocatoria.
5. Publicación de los listados
Una vez comprobados todos los datos, exportaron el listado de concedidos y se procedió a su publicación.
6. Explotación de los datos
Para finalizar, se realizan los correspondientes análisis de los datos de la convocatoria de manera sencilla.
La gestión de las 289 becas de Planeta Formación y Universidades ha sido un éxito y está cumpliendo su objetivo.
Como hemos visto el uso de este tipo de software especializado ofrece las siguientes ventajas:
- Ahorro de recursos personales dedicados a la convocatoria
- Reduce el tiempo en la gestión
- Se controlan mejor los gastos asociados a la convocatoria y mejora la justificación del gasto.
- Aumenta la calidad de los procesos y evita errores al disponer de validadores automáticos.
