Desde hace más de 14 años la Consejería de Educación de la Comunidad de Madrid, ha estado convocado diversas ayudas, entre las que podemos destacar entre otras: las ayudas de fomento a la investigación, las de atracción del talento investigador, las de fomento del empleo juvenil en el sector investigación que han sido convocadas desde la Dirección General de Investigación e Innovación y las becas de estudios superiores (alumnos con Discapacidad, Alumnos Excelentes) convocadas desde la Dirección General de Universidades y Enseñanzas Artísticas.
Actualmente, se gestionan todas estas convocatorias a través un sistema de gestión online de ayudas, donde se solicitan, registran, evalúan, justifican y conceden todas y cada de una de ellas, lo que permite además de tener un registro digital de toda la documentación aportada.
El proceso antes de la transformación digital allá por el año 2002 era el siguiente:
- Publicación de la convocatoria en el BOCM, en webs y en tablones de anuncios
- Los solicitantes se imprimían el formulario de solicitud y lo entregaban cumplimentado en el registro físico.
- La Dirección General recibía la solicitud física a través de registro oficial.
- Se procedía a la evaluación y publicación de los listados provisionales en los tablones físicos y BOCAM.
- Los solicitantes los consultaban y procedían en su caso a subsanar los errores en el caso que los hubiera, todo ello a través del registro físico.
- Tras las últimas alegaciones, se procedía a publicar los listados provisionales en tablones y BOCAM
- Las evaluaciones y justificaciones eran en papel con el consecuente archivo de documentación.
- Se procedía a realizar el pago de las ayudas.
Todo el proceso era manual, con ayuda de herramientas ofimáticas.
La transformación digital de estos procesos asociados a la gestión de las convocatorias se realizó mediante la integración paulatina de un software de gestión de convocatorias que abordaba los distintos tipos de tareas relacionadas, a lo largo de este tiempo.
Cambios realizados para la Transformación digital
-
Formularios Telemáticos
Se empezaron a usar formularios de solicitud online para que los solicitantes pudieran rellenarlos e imprimirlos directamente. Esto facilitó a los solicitantes la cumplimentación de los formularios, evitándoles problemas posteriores, gracias a las validaciones automáticas del propio sistema. Para los gestores de la Dirección General, les ayudó a mejorar el tratamiento de los datos ya que además se eliminaban los problemas de legibilidad de datos de algunos formularios escritos a mano.
-
Grabación en el sistema de gestión de convocatorias
Una vez generada la solicitud vía telemática, las solicitudes se graban en un sistema de gestión de convocatorias, para que cuando se recibe el formulario físico presentado en registro o el presentado a través del registro electrónico, la grabación se realice de manera más rápida en el sistema. También se eliminó la grabación manual de las solicitudes, reduciendo así plazos de grabación.
-
Comprobación y evaluación de solicitudes
Una vez grabadas todas las solicitudes, se procede a la comprobación y evaluación de las solicitudes. El software de gestión permite hacer una serie de comprobaciones de manera automática que validan las solicitudes y ayudan al gestor a realizar este proceso más rápidamente y evitar errores.
Además, en el caso de que se realicen evaluaciones por parte de evaluadores externos, se permite la evaluación telemática, la asignación de evaluadores y el control total sobre el acceso a las solicitudes.
Además, teniendo toda la información de la solicitud y su documentación adjunta en un mismo lugar se mejoran los procesos y se evitan posibles pérdidas de documentación.
-
Publicación telemática de listados
También llegó el procedimiento online a la publicación de los listados de las convocatorias, con los sistemas de comprobación del estado de la solicitud, donde los solicitantes pueden acceder a la información relativa a su solicitud de forma más privada y cumpliendo con la Ley de Protección de Datos.
-
Registro telemático
La habilitación del registro telemático supuso grandes cambios a la hora de gestionar las solicitudes de convocatorias. La integración del software de creación de formularios telemáticos y del registro supuso facilitar a los solicitantes con certificado digital la presentación online de sus instancias, sin tener que desplazarse a los registros físicos.
Para los gestores de las diferentes convocatorias, esta integración supuso una reducción de tiempos para gestionar las solicitudes recibidas, sin tener que esperar a su recepción física.
-
Seguimiento de las ayudas: justificaciones económicas y científico-técnicas.
También se empezó a realizar el seguimiento de las ayudas concedidas en cada convocatoria en caso necesario.
Las presentaciones de justificaciones económicas o científico técnicas y la comprobación de estas justificaciones podían realizarse de manera telemática con sistemas de validación automática que ayudan a controlar las justificaciones realizadas por los beneficiarios, además de facilitar el seguimiento por parte de los gestores de las ayudas.
-
Servicios de atención al usuario
Se han habilitado nuevas formas de atención al usuario, además de las tradicionales vía correo electrónico o teléfono. Sistemas de ayuda contextual les facilitan la tarea de rellenar sus solicitudes, y servicios de atención al usuario que pueden controlar de manera más rápida y eficiente todas las incidencias y ayudar a los usuarios en sus trámites.
-
Explotación de los datos
Gracias a la integración de los datos en una sola plataforma, se pueden realizar rápidamente y de forma más fácil el análisis y explotación de los datos. Por ejemplo, se pueden identificar diversos datos de interés sobre los beneficiarios y proyectos como por ejemplo que el 57% de los beneficiarios de las ayudas son mujeres y las áreas en las que tienen mayor presencia, además de otros datos que permitan análisis y justificaciones posteriores.
Mejoras que supone la transformación digital
Como se puede ver, la transformación digital de los procesos de la gestión de convocatorias, han supuesto una serie de beneficios tanto para los ciudadanos participantes en las convocatorias como para la propia administración pública.
Algunas de estos beneficios de la transformación digital exitosa son:
- Reducción de plazos en la gestión de trámites
Transformar los procesos ha supuesto una reducción del trabajo de los gestores de las convocatorias, lo que se traduce en una reducción de los plazos de gestión.
- Facilitar el acceso a los ciudadanos a las ayudas
Los solicitantes se pueden comunicar con la administración desde su propia casa, sin necesidad de desplazarse y con una mejor calidad en la atención si tienen cualquier duda o pregunta.
- Mayor calidad en los procesos
Al ser un proceso automatizado, es más fácil para los gestores controlar los posibles problemas que se pueden detectar automáticamente y les deja más tiempo para la evaluación y otro tipo de comprobaciones de las solicitudes que deben realizarse de forma manual.
- Mayor control del gasto
Al poder realizar de forma más rápida análisis y explotación de los datos sobre cada una de las convocatorias, es más fácil controlar el gasto y obtener datos para justificar el gasto público.
En este caso de éxito, la digitalización y transformación digital de la gestión de convocatorias ha provocado mejoras notables en todos los procesos asociados, tanto para la administración pública (Consejería de Educación en este caso) como para los ciudadanos.
