Como optimizar la gestión de una convocatoria de ayudas en todas sus fases (incluso en tiempos de pandemia)


FEB

04

2021

Como optimizar la gestión de una convocatoria de ayudas en todas sus fases (incluso en tiempos de pandemia)

Un año más Quadrivium vuelve a ser la herramienta elegida para gestionar las ayudas para la Atracción del Talento Investigador en la Comunidad de Madrid, convocatoria dotada de un presupuesto de más de 19 millones de euros que se repartirán en 5 anualidades.

Tras más de 15 años ayudando a organizaciones a digitalizar sus procesos y mejorar la gestión de sus convocatorias de becas y ayudas, queremos compartir con vosotros cuales son los elementos clave en este tipo de procesos y como el uso de un software que cubra todo el ciclo de vida de la convocatoria es fundamental para la mejora de la gestión y optimización de los recursos. Además al estar en la nube, los trabajos no se ven afectados por los protocolos sanitarios ya que puede realizarse la gestión desde cualquier lugar con conexión a internet.

En la fase de solicitud,  el uso de este tipo de sistemas permite:

  • facilitar a los solicitantes la presentación de sus candidaturas
  • generar documentación homogénea para que el formato de las solicitudes sea similar, facilitando posteriormente la revisión y evaluación
  • mejorar la calidad de las solicitudes gracias a los validadores tanto de campos necesarios como de documentación requerida.

En la fase de preselección, se facilita la labor a los gestores localizando más fácilmente posibles problemas de las solicitudes que pueden conllevar subsanaciones.

En la Fase de Subsanación, se simplifica el proceso y se informa de manera más sencilla a los solicitantes de cuales son los defectos a subsanar, permitiendo la resolución online de dichas incidencias en plazos más limitados de tiempo.

En la Fase de evaluación, la labor de los evaluadores y coordinadores se facilita al tener claros los roles, las plantillas y centralizando todas las evaluaciones a realizar. Asimismo, los gestores tienen control total en tiempo real del estado de las evaluaciones y sus resultados. Una vez finalizado el proceso cuentan con herramientas para poder realizar la selección de manera sencilla en base a estas evaluaciones.

En la fase de Selección, el expediente tiene toda la información y documentación, tanto la presentada como la interna generada durante la evaluación o gestión del mismo, además se facilita la comunicación con los beneficiarios con el envío de notificaciones automáticas según los procesos que se vayan abriendo sin que el gestor tenga que realizar notificaciones manuales.

En la fase de Seguimiento, la creación de las ventanas de seguimiento tanto científico o económico se realiza de manera programada. Además permite tener un conocimiento instantáneo de si se cumplen o no los requisitos establecidos en la convocatoria para el mantenimiento de la ayuda.

En la fase de Control, al tener toda la información y documentación agrupada resulta más fácil de controlar, generar listados y explotar datos. Asimismo, en caso necesario también es posible exportar documentación para el envío de la misma a auditores externos o dar de alta en la aplicación a este tipo de perfil.

Acabamos de ver como impacta el uso de este software de gestión de convocatorias en cada una de las fases, pero se puede resumir en lo siguiente:

Adaptado a los tiempos actuales

Como ya sabemos la pandemia por el coronavirus ha alterado el trabajo de gestión de todas las organizaciones, este tipo de sistemas online permiten que se pueda llevar a cabo todo el proceso desde cualquier localización sin importar que los gestores teletrabajen o no puedan coincidir en la oficina por los protocolos sanitarios, el procedimiento no se ve afectado por este tipo de acontecimientos.

Ahorro de tiempo

El uso de este tipo de herramientas que gestionan en una sola plataforma todo el proceso desde la solicitud al cierre, supone un ahorro considerable de tiempo para los gestores, sin necesidad de tener que usar múltiples sistemas para la gestión.

Mayor calidad en los procesos

Al ser un proceso más automatizado, se facilita el trabajo para los gestores por un lado por las validaciones en los formularios de solicitud que disminuyen las presentaciones erróneas, por otro, por los mecanismos de validaciones automáticas que les permiten más tiempo para la evaluación y otro tipo de comprobaciones de las solicitudes que deben realizarse de forma manual, aumentando así la calidad del proceso.

Asimismo, en el caso del seguimiento económico también permite detectar con mayor facilidad que gastos son susceptibles de la ayuda y cuáles no lo son.

Mayor control del gasto

Al poder realizar de forma más rápida análisis y explotación de los datos sobre de las convocatorias, es más fácil controlar el gasto y obtener datos para justificar el gasto realizado. Y la realización de auditorias sobre el proceso es mucho más sencillo ya que todo queda registrado, incluidos fechas, usuarios que han realizado el trámite, etc.

Si quieres saber más de Quadrivium-tool puedes:

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