REACT-UE es un Mecanismo de Recuperación y Resiliencia de Ayuda a la Recuperación para la Cohesión y los Territorios de Europa; y apoyo hacia la transición ecológica hacia una economía climáticamente neutra a través de los fondos “NextGenerationEU”.
España es una de las mayores receptoras de fondos europeos de recuperación, pero la gestión de estos fondos no es sencilla e incluso hay voces que dudan de cómo se va a llevar a cabo la correcta ejecución de estos fondos.
Una vez tomadas las decisiones políticas sobre donde se va a realizar el gasto y claras las cuestiones legislativas y quien va a ser los gestores de la convocatoria, es el momento de decidir con que herramientas digitales se van a gestionar los fondos de la convocatoria.
Para este trabajo la mayor garantía es la utilización de una plataforma digital única que permita integrar todo el ciclo de vida de la gestión de una ayuda o subvención desde la presentación de solicitudes, subsanaciones, evaluación, selección, seguimiento económico y/o científico y la explotación de datos con vistas a la verificación y control de las ayudas, incluyendo la posibilidad de la verificación de fondos europeos.
Hay que tener en cuenta las auditorias de fondos europeas, conllevan mucho trabajo de verificación y el envío de grandes cantidades de información desglosada con todas las acciones subvencionadas y la justificación de dichos gastos que tienen un presupuesto más alto de lo habitual. También es necesario que todas las acciones realizadas queden registradas y justificadas.
La principal ventaja es que se puede transformar digitalmente todo el proceso de subvención de una convocatoria, existen muchas ventajas que ofrecen este tipo de plataformas digitales:
- Reducción de plazos en la gestión de trámites
Transformar los procesos utilizando una única plataforma digital supone una reducción del trabajo de los gestores de las convocatorias, lo que se traduce en una reducción de los plazos de gestión de los fondos. Además de tener toda la información y documentación centralizada. Con una plataforma especializada en este tipo de trámites la gestión es más eficiente.
- Facilitar el acceso a las entidades beneficiarias y ciudadanos a las ayudas
Los solicitantes se pueden comunicar con la administración desde su propia casa, sin necesidad de desplazarse y con una mejor calidad en la atención si tienen cualquier duda o pregunta.
Gracias a los formularios telemáticos se simplifica enormemente el proceso de presentación de solicitudes, las ayudas contextuales guían en todo momento a los solicitantes para que finalicen con éxito el proceso. Asimismo, las validaciones en los formularios de solicitud ayudan a filtrar solicitudes que no cumplen los criterios mínimos para aplicar a la convocatoria.
- Mayor calidad en los procesos
Al ser un proceso automatizado, es más fácil para los gestores controlar los posibles problemas que se pueden detectar automáticamente.
El uso de este tipo de aplicaciones permite reducir el tiempo dedicado a la gestión manual de los expedientes y que este pueda ser invertido en otros asuntos más relevantes como el análisis de los expedientes, evaluación y selección o seguimiento.
Opciones como la exportación de listados, ordenación de solicitudes y valoraciones automáticas, aumentan la calidad en la gestión de los fondos.
- Mayor control de la financiación:
Al poder realizar de forma más rápida análisis y explotación de los datos sobre cada una de las convocatorias de ayudas y subvenciones, es más fácil controlar el gasto y obtener datos para justificar el gasto público. Esto es primordial para cumplir las auditorias de la UE.
- Mejora la toma de decisiones
La toma de decisiones se ve mejorada por el aumento de la dedicación al análisis de la información, evaluación y control, lo que provoca un aumento del conocimiento de los implicados en la gestión. Con el análisis de datos se puede determinar si para próximas convocatorias hay sectores que se quieran potenciar o priorizar a un tipo de candidatos, por ejemplo Pymes.
- Aumento de la colaboración entre departamentos gestores
Aumentan las sinergias entre departamentos ya que se mejora la comunicación y flujo de información entre los mismos. Se puede colaborar de mejor manera y establecer procedimientos para aumentar la eficiencia del proceso.
- Mayor Transparencia de los procesos
Este tipo de plataformas al poder realizar el seguimiento completo de la gestión aumenta la transparencia de los procesos tanto de cara a los organismos financiadores (UE) como a los beneficiarios y resto de solicitantes.
Un ejemplo, informar de las evaluaciones finales a los solicitantes de las ayudas, es vital para la transparencia del proceso de selección y además puede proporcionar a los solicitantes información vital para detectar sus puntos más débiles y mejorar sus próximas propuestas.
Por todas estas razones, el uso de una plataforma digital de gestión de convocatorias de ayudas y subvenciones es fundamental para la gestión de este tipo de fondos.
Por ejemplo, la Comunidad de Madrid destinará 50 millones de euros de los fondos europeos a veintiséis proyectos de investigación en la lucha contra la covid-19 a través de convenios de colaboración con las seis universidades públicas de la región y seis fundaciones IMDEA (Institutos Madrileños de Estudios Avanzados).
Para ello, realizara todo el proceso a través de la plataforma digital quadrivium-tool, es un software en constante evolución que va introduciendo novedades para adaptarse a los cambios y a las nuevas exigencias. Cada año se generan versiones del software distintas donde se incorporan las mejoras tecnológicas y funcionales. En estos momentos, estamos trabajando para seguir ofreciendo un producto que cumple las exigencias de Europa en materia de investigación.
