Cómo gestionar ayudas para fomentar la formación de jóvenes y facilitar su inserción laboral. Caso de éxito Planeta Formación y Universidades

El próximo 1 de abril volverá a abrir la convocatoria de Planeta Formación y Universidades en colaboración con el Ayuntamiento de Hospitalet, en la que se ofertarán plazas becadas para la realización de estudios homologados no obligatorios con el fin de mejorar el nivel formativo de los jóvenes y facilitar su inserción laboral.

En la convocatoria pasada se ofertaron 345 becas de 10 áreas temáticas diferentes con un presupuesto de 1.038.455 euros y su gestión se realizó de manera sencilla gracias a Quadrivium-Tool, un software especializado de gestión de convocatorias por parte de los gestores de Planeta.

¿Cómo es posible la gestión eficiente de este tipo de ayudas?

Para llevar a cabo la gestión de estas becas se llevaron a cabo las siguientes acciones:

  1. Creación de portal público con toda la información de la convocatoria

Los visitantes pueden encontrar toda la información de la convocatoria, acceder a toda la oferta formativa y a los enlaces directos para realizar la solicitud de beca de manera totalmente online. Todo se realiza de manera centralizada desde un mismo lugar.

  1. Publicación del formulario público de solicitud

Toda la solicitud se realiza vía online, el solicitante cumplimenta toda la información requerida y sube toda la documentación justificativa solicitada para participar en la convocatoria. El proceso se simplifica ya que existen mecanismos de ayuda para facilitar la introducción de todos los datos. Toda esta información queda asociada a su expediente y está completa según las normas de la convocatoria ya que no se permiten campos obligatorios en blanco o documentación obligatoria sin presentar.

  1. Evaluación de solicitudes automática

Una vez que se finaliza el plazo de solicitud, empieza la fase de evaluación de todas las solicitudes. Con ayuda del software de gestión, con el uso de diversas herramientas de evaluación con validaciones y cálculos automáticos, se puede evaluar de manera totalmente transparente adjudicando los puntos de baremación en cada una de las áreas necesarias (económica, familiar, etc.) y realizar su media además poder rechazar de manera sencilla y rápida a los candidatos que no cumplen los requisitos requeridos en la convocatoria.

  1. Adjudicación de Becas

Una vez realizada la evaluación, desde la zona de gestión se lleva a cabo la adjudicación de las becas a los candidatos seleccionados de cada curso y aptos para recibir la beca, según las condiciones de las bases de la convocatoria.

  1. Publicación de los listados

Una vez comprobados todos los datos, se puede exportar y publicar el listado de concedidos.

  1. Explotación de los datos y Comunicación con el solicitante

Para finalizar, se realizan los correspondientes análisis de los datos de la convocatoria de manera sencilla. Permitiendo controlar en todo momento la distribución del presupuesto, la transparencia de la adjudicación y la realización de estadísticas de los datos de los adjudicatarios o solicitantes, según se necesiten.

Ventajas del uso de este tipo de software

Como hemos visto el uso de este tipo de software especializado ofrece las siguientes ventajas:

  • Ahorro de recursos personales dedicados a la convocatoria
  • Reduce el tiempo en la gestión
  • Se controlan mejor los gastos asociados a la convocatoria y mejora la justificación del gasto.
  • Aumenta la calidad de los procesos y evita errores al disponer de validadores automáticos.
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