Lograr una organización interna lo más eficiente posible es una de las tareas más complicadas en las empresas y organizaciones, ya que a veces es la propia empresa por su estructura interna, la que entorpece la generación de nuevas ideas, limita la comunicación entre departamentos o ralentiza algunos procesos sin querer. Una buena manera de mejorar todos estos procesos es el uso de herramientas para desarrollar una intranet que nos ayude a mejorar y organizar nuestra empresa.
Esta herramienta puede ser muy util para cualquier organización y ahora gracias a la adaptación de CMS open source, están al alcance de cualquier empresa, Pyme u organismo dedicando muchos menos recursos que los que eran necesarios hace unos años.
¿Pero, cuáles son las ventajas reales de tener una intranet?
Puedes beneficiarte de numerosas ventajas si se planifica adecuadamente su desarrollo conforme a unos objetivos definicidos y se usa correctamente.
A continuación, os resumimos algunas de las ventajas más importantes que reporta a una empresa el uso de una intranet para empleados:
- Ahorro de tiempo y costes. Aunque requiere de una inversión inicial para su puesta en marcha, a medio plazo supone un ahorro de tiempo y costes. Un ejemplo, los empleados al tener la información disponible en un solo lugar, reducen el tiempo en la búsqueda de información que necesitan, pudiendo dedicar ese tiempo a otras tareas.
- Mejora la rapidez y eficiencia en la comunicación con los empleados. La realización de anuncios directamente en la intranet es más rápida que otras vías de comunicación y la información queda archivada para posteriores consultas. Además, permite ofrecer de manera simultánea la misma información a todos los empleados y todo ello a un coste muy bajo. Y en caso necesario, es posible realizar el envío de comunicaciones solo a determinados perfiles de la empresa para compartimentalizar la información correctamente.
- Se centraliza la comunicación en un único entorno.
- Mejora la seguridad: Una intranet bien implementada es totalmente segura para la empresa y sus empleados. Además se puede ofrecer información determinada a los grupos de usuarios que necesitemos, evitando que empleados no autorizados accedan a información de otros departamentos.
- Aumenta la colaboración entre los empleados. Una intranet puede ser el medio para que empleados de distintos departamentos colaboren de forma más rápida y eficiente y se creen sinergias entre ellos, a través de foros o redes sociales corporativas.
- Gestión del conocimiento: La creación de una wiki o foros puede ayudar a que los empleados difundan sus conocimientos y así todos puedan aprender.
- Mejora la imagen de la empresa de cara a sus empleados. Si una empresa u organización tiene intranet y la usa para gestionar vacaciones, lanzar comunicados, la reserva de material o salas de reuniones, los empleados encontrarán los trámites administrativos internos más sencillos por lo que mejorará la opinión que tienen de la empresa y su satisfacción.
- Se puede conectar con las bases de datos de la empresa y otras aplicaciones usadas. Tambien con los Active Directory de empleados.
- Sin limitaciones horarias o de espacio. Está abierta permanentemente y accesible a todos los empleados incluidos los que están de viaje o trabajando en cliente.
- Formación. Puede usarse como apoyo para la formación de los empleados.
- Incrementa la productividad. La búsqueda de información resulta más fácil y rápida por lo que los empleados pierden menos tiempo en este tipo de tareas. Además una intranet bien desarrollada integrada con un sistema de Vigilancia Tecnológica puede incluso ayudar a informarles de información de interés para su trabajo, alertas de legislación, boletines de Difusión Selectiva de Información, etc.
En conclusión, una intranet corporativa ayuda a las empresas y organizaciones a mejorar muchos de sus procesos internos a un coste menor y con mayor eficiencia que los métodos descentralizados usados tradicionalmente.
